Automatisation par métier
L’automatisation IA pour cabinet dentaire
Un fauteuil vide, c’est une perte sèche. L’IA gère les prises de RDV, envoie des rappels intelligents et propose les créneaux libérés à la liste d’attente.
Moins de no-shows, un fauteuil toujours occupé.
Ce qui vous coûte du temps
Un cabinet dentaire subit deux pressions simultanées : le standard qui sonne en continu et les rendez-vous non honorés, qui coûtent un fauteuil vide. Les urgences (rage de dent, prothèse cassée) doivent en plus être triées vite et bien.
- No-shows coûteux pour le cabinet
- Secrétariat débordé
- Créneaux annulés non recomblés
Ce que le test de 45 jours mesure
La situation de départ est relevée avant l’installation. Le test commence après votre validation, puis le bilan compare les mêmes indicateurs après 45 jours de fonctionnement.
Sur un appel de cabinet dentaire
Ce que l’agent recueille avant de vous passer la demande.
- Motif : contrôle, urgence douloureuse, prothèse, orthodontie, implant
- Patient déjà suivi au cabinet, praticien habituel
- Niveau de douleur et depuis quand, pour prioriser
Doctolib pour la prise de rendez-vous, logiciel métier pour le dossier patient, deux mondes à ne pas mélanger. La compatibilité avec vos outils se vérifie pendant l’audit, avant tout engagement.
Les erreurs qu’on voit le plus souvent
Deux pièges qui coûtent cher dans ce métier.
Attribuer le créneau d’urgence au premier qui appelle
Le créneau d’urgence quotidien existe dans presque tous les cabinets, mais il part au premier appelant plutôt qu’au plus douloureux. Une rage de dent qui se manifeste à onze heures passe après un contrôle avancé. Une grille simple, fondée sur la douleur, l’ancienneté du symptôme et la présence d’un gonflement, règle la question mieux que l’ordre d’arrivée. Le créneau mal attribué se double d’un problème de continuité : un patient du cabinet, en douleur, qui ne trouve pas de place, ira aux urgences ou chez un confrère, et il n’en reviendra pas toujours. La règle de tri protège donc la patientèle autant que le planning de la journée.
Rappeler le rendez-vous sans permettre de l’annuler
Le rendez-vous non honoré coûte un fauteuil vide, et le rappel existe souvent déjà, sous forme d’un courriel non ouvert ou d’un message envoyé trop tard. Un rappel adressé la veille, sur un canal réellement lu, avec une annulation possible en un geste, transforme une absence en créneau réattribué. Sans cette possibilité d’annuler, le rappel ne fait qu’informer. Le délai compte aussi : un rappel envoyé deux heures avant ne laisse aucune chance de replacer le créneau. Envoyé la veille au matin, il libère assez de temps pour proposer la place à un patient en attente, ce qui change complètement l’intérêt de l’opération et transforme une contrainte administrative en créneau réellement récupéré.
Votre quotidien, avant / après
La même journée, en beaucoup plus simple.
Aujourd’hui, sans automatisation
- No-shows coûteux pour le cabinet
- Secrétariat débordé
- Créneaux annulés non recomblés
- Des appels sans réponse qui doivent être rappelés plus tard.
Pendant le test, avec l’automatisation
- Les appels et messages prévus reçoivent une première réponse, même quand vous êtes occupé.
- Les informations utiles au devis sont recueillies et structurées selon votre grille.
- Les créneaux autorisés peuvent être proposés, avec des rappels planifiés.
- Chaque client peut recevoir la même invitation à partager librement son avis.
- Un récap clair chaque soir : ce qui a été traité, ce qui demande votre attention.
Ce que nous allons vérifier
Trois points mesurés pendant le test.
Du temps à mesurer
Pour cabinet dentaire, on relève le temps consacré aux appels, à la qualification, aux devis et aux relances avant d’automatiser. Le même relevé est effectué pendant le pilote.
Des demandes mieux suivies
Le tableau de bord distingue les demandes reçues, complètes, transmises, suivies et converties. Cela permet d’évaluer le potentiel sans confondre un appel avec un client gagné.
Un contrôle visible
Les exceptions, erreurs et demandes sensibles restent visibles. Vous définissez quand l’agent répond, quand il s’arrête et quand un humain reprend la main.
Les automatisations adaptées
Ce qu’on met en place pour vous.
Agent téléphonique IA
Donne une première réponse, qualifie la demande et propose les créneaux autorisés.
Chatbot WhatsApp & Instagram
Traite les questions prévues et transmet les demandes qui nécessitent un humain.
Préparation de devis
Recueille les informations et applique votre grille avant contrôle ou envoi.
Demande d’avis Google
Invite chaque client à partager librement son expérience après la prestation.
Comment on s’y prend
De l’audit à la mise en service, avec des étapes claires.
- 01
Audit gratuit (30 min)
- 02
Mise en place sur-mesure
- 03
Tests sur les cas fréquents
- 04
Lancement & suivi
Questions fréquentes
- Comment sont traitées les urgences ?
- Par un tri sur la douleur et l’ancienneté du symptôme, avec une règle définie par le cabinet : créneau d’urgence du jour, ou orientation vers le service de garde. La règle vient du praticien, jamais du modèle.
- Les données patients sont-elles protégées ?
- Les données de santé relèvent d’un régime strict : minimisation, hébergement HDS, durée de conservation définie. C’est le premier point du cadrage, et il conditionne le périmètre de ce qui peut être automatisé.
- Combien de temps un cabinet dentaire peut-il réellement récupérer ?
- Ça dépend de votre volume d'appels et du temps passé aujourd'hui sur les devis et les relances, pas d'une moyenne du secteur. L'audit de 30 min sert à définir une situation de départ. Le pilote compare ensuite les mêmes indicateurs afin d'obtenir un résultat propre à votre activité.
- Dois-je changer mes outils actuels ?
- Non. On part de ce que vous utilisez déjà (agenda, téléphone, logiciel de facturation) et la compatibilité se vérifie pendant l'audit, avant tout engagement. Si vous n'avez rien en place, on installe le minimum nécessaire, sans usine à gaz.
- Combien ça coûte ?
- Le premier devis couvre la création, la mise en service et 45 jours de fonctionnement pour les automatisations prévues. Le prix dépend des outils à connecter et du volume à traiter. Le test commence après votre validation et aucun abonnement ne démarre automatiquement.
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Pendant l’audit gratuit, on choisit une tâche précise et les chiffres à relever avant le test. Vous recevez un devis détaillé sous 24 heures.
- Sans engagement
- Réponse sous 24 h
- Créneaux selon disponibilités