Automatisation par métier
L’automatisation IA pour kinésithérapeute
Entre deux patients, impossible de gérer le téléphone. L’IA prend les RDV, envoie les rappels et réduit les créneaux perdus par oubli, sans embaucher de secrétaire.
Un planning plein, sans secrétariat.
Ce qui vous coûte du temps
Un kiné enchaîne les patients toutes les vingt à trente minutes : le téléphone sonne dans le vide une bonne partie de la journée. Le sujet n’est pas de vendre plus, l’agenda étant souvent plein, mais de ne pas passer sa pause à rappeler, et de recaser les annulations.
- Téléphone impossible à gérer pendant les soins
- Créneaux perdus par no-show
- Secrétariat coûteux
Ce que le test de 45 jours mesure
La situation de départ est relevée avant l’installation. Le test commence après votre validation, puis le bilan compare les mêmes indicateurs après 45 jours de fonctionnement.
Sur un appel de kinésithérapeute
Ce que l’agent recueille avant de vous passer la demande.
- Motif : suite d’opération, lombalgie, rééducation sportive, respiratoire
- Prescription médicale en main ou non, nombre de séances prescrites
- Patient déjà suivi au cabinet, mutuelle et contraintes horaires
Doctolib domine la prise de rendez-vous ; la gestion des annulations de dernière minute reste le point faible. La compatibilité avec vos outils se vérifie pendant l’audit, avant tout engagement.
Les erreurs qu’on voit le plus souvent
Deux pièges qui coûtent cher dans ce métier.
Ne pas tenir de liste d’attente exploitable
Une annulation la veille laisse une demi-heure vide qui ne se rattrape pas, alors que plusieurs patients attendent un créneau plus tôt. Sans liste d’attente utilisable, combler ce trou suppose d’appeler soi-même entre deux patients, ce qui ne se fait jamais. C’est la perte la plus régulière d’un cabinet et l’une des plus simples à corriger. La liste d’attente n’a de valeur que si elle est ordonnée et jointe vite : les patients capables d’accepter un créneau à quelques heures d’avis sont peu nombreux. Il faut donc solliciter plusieurs personnes à la fois, en quelques minutes, ce qui ne se fait pas entre deux séances avec un patient déjà installé sur la table.
Faire transiter du contenu médical par un outil qui n’est pas prévu pour
La tentation est de faire décrire au patient son motif en détail pour préparer la séance. Les données de santé relèvent d’un régime strict : minimisation, hébergement adapté, durée de conservation définie. Un outil de prise de rendez-vous ordinaire n’est pas conçu pour les recevoir. Ce périmètre se fixe avant la mise en place, pas après un premier incident. La règle pratique est de s’en tenir au strict nécessaire pour placer un rendez-vous : type de prise en charge, prescription en main ou non, contraintes horaires, cabinet ou domicile. Le détail clinique se recueille au cabinet, dans le dossier prévu pour cela, et n’a rien à faire dans un outil de prise de rendez-vous.
Votre quotidien, avant / après
La même journée, en beaucoup plus simple.
Aujourd’hui, sans automatisation
- Téléphone impossible à gérer pendant les soins
- Créneaux perdus par no-show
- Secrétariat coûteux
- Des appels sans réponse qui doivent être rappelés plus tard.
Pendant le test, avec l’automatisation
- Les appels et messages prévus reçoivent une première réponse, même quand vous êtes occupé.
- Les informations utiles au devis sont recueillies et structurées selon votre grille.
- Les créneaux autorisés peuvent être proposés, avec des rappels planifiés.
- Chaque client peut recevoir la même invitation à partager librement son avis.
- Un récap clair chaque soir : ce qui a été traité, ce qui demande votre attention.
Ce que nous allons vérifier
Trois points mesurés pendant le test.
Du temps à mesurer
Pour kinésithérapeute, on relève le temps consacré aux appels, à la qualification, aux devis et aux relances avant d’automatiser. Le même relevé est effectué pendant le pilote.
Des demandes mieux suivies
Le tableau de bord distingue les demandes reçues, complètes, transmises, suivies et converties. Cela permet d’évaluer le potentiel sans confondre un appel avec un client gagné.
Un contrôle visible
Les exceptions, erreurs et demandes sensibles restent visibles. Vous définissez quand l’agent répond, quand il s’arrête et quand un humain reprend la main.
Les automatisations adaptées
Ce qu’on met en place pour vous.
Agent téléphonique IA
Donne une première réponse, qualifie la demande et propose les créneaux autorisés.
Chatbot WhatsApp & Instagram
Traite les questions prévues et transmet les demandes qui nécessitent un humain.
Préparation de devis
Recueille les informations et applique votre grille avant contrôle ou envoi.
Demande d’avis Google
Invite chaque client à partager librement son expérience après la prestation.
Comment on s’y prend
De l’audit à la mise en service, avec des étapes claires.
- 01
Audit gratuit (30 min)
- 02
Mise en place sur-mesure
- 03
Tests sur les cas fréquents
- 04
Lancement & suivi
Questions fréquentes
- Est-ce compatible avec le secret médical ?
- La règle appliquée est simple : on collecte le minimum nécessaire à la prise de rendez-vous, on ne stocke pas de contenu médical détaillé, et l’hébergement des données de santé impose des obligations spécifiques (HDS). C’est un point à cadrer en audit avant toute mise en place, pas après.
- Quel intérêt si mon agenda est déjà plein ?
- Récupérer les créneaux annulés. Une annulation à J-1 non remplacée, c’est une demi-heure perdue sèche ; une liste d’attente rappelée automatiquement la comble souvent dans l’heure.
- Combien de temps un kinésithérapeute peut-il réellement récupérer ?
- Ça dépend de votre volume d'appels et du temps passé aujourd'hui sur les devis et les relances, pas d'une moyenne du secteur. L'audit de 30 min sert à définir une situation de départ. Le pilote compare ensuite les mêmes indicateurs afin d'obtenir un résultat propre à votre activité.
- Dois-je changer mes outils actuels ?
- Non. On part de ce que vous utilisez déjà (agenda, téléphone, logiciel de facturation) et la compatibilité se vérifie pendant l'audit, avant tout engagement. Si vous n'avez rien en place, on installe le minimum nécessaire, sans usine à gaz.
- Combien ça coûte ?
- Le premier devis couvre la création, la mise en service et 45 jours de fonctionnement pour les automatisations prévues. Le prix dépend des outils à connecter et du volume à traiter. Le test commence après votre validation et aucun abonnement ne démarre automatiquement.
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Prêt à automatiser votre activité de kinésithérapeute ?
Pendant l’audit gratuit, on choisit une tâche précise et les chiffres à relever avant le test. Vous recevez un devis détaillé sous 24 heures.
- Sans engagement
- Réponse sous 24 h
- Créneaux selon disponibilités